وجه نقد در مقابل حسابداری تعهدی در مقابل حسابداری کار در حال انجام: کدام یک برای شرکت های AEC بهترین است؟

مبنای نقدی و تعهدی دو روش مختلف حسابداری هستند. هر روش داستان متفاوتی را در مورد درآمد بیان می‌کند، اما هیچ‌یک از روش‌ها کل داستان را نشان نمی‌دهند - اینجاست که روش کار در حال انجام (WIP) وارد می‌شود.

این یک سوال مهم است: کدام روش حسابداری در ارائه بینش نسبت به درآمد شرکت شما مؤثرتر است؟برخی می گویند حسابداری مبتنی بر تعهدی موثرتر از حسابداری بر مبنای نقدی است.

اما بسیاری از اوقات، اگر شرکت‌های معماری، مهندسی و مشاوره (AEC) فقط از حسابداری مبتنی بر تعهدی استفاده کنند، سطح عمیق‌تری از بینش درآمد را از دست می‌دهند که تنها با روش WIP مبتنی بر تعهدی قابل دستیابی است.

در حالی که هر روش تصویری از درآمد شرکت AEC شما ارائه می دهد، روش WIP دقیق ترین نمایش را ارائه می دهد. تاثیر این؟تیم شما می تواند تصویر واضح تری از سفر درآمد شرکت شما به دست آورد.

قبل از اینکه WIP سطح بینش درآمدی را که شرکت های AEC شما برای موفقیت نیاز دارند را بررسی کنیم، اجازه دهید ابتدا روش های رایج حسابداری بر مبنای نقدی و تعهدی را بررسی کنیم.

حسابداری نقدی

یک هدف حیاتی برای هر کسب و کار سودآور، نظارت بر جریان نقدی است. بنابراین، در روش حسابداری مبنای نقدی، درآمد هنگام دریافت پول و هزینه ها در هنگام پرداخت پول ثبت می شود. به عبارت دیگر، اقلام زمانی رزرو می شوند که پول تغییر کند. در حالی که این ارزش درآمد شرکت شما را بسیار دقیق نشان می دهد، داستانی که می گوید می تواند گمراه کننده باشد.

اگر مبلغ زیادی از درآمد قبل از پرداخت صورت‌حساب دریافت و ثبت شود، ممکن است شرکت شما به اشتباه سودآورتر به نظر برسد، زیرا دارایی‌ها بیشتر از بدهی‌ها خواهد بود. البته برعکس آن نیز صادق است. اگر یک شرکت قبل از دریافت پول و ثبت این درآمد، هزینه‌ها را بپردازد، می‌تواند باعث شود که شرکت در مسیر اشتباهی حرکت کند. در این حالت، ترازنامه شما ارزش بدهی های شرکت شما را بیشتر از ارزش دارایی های آن نشان می دهد.

حسابداری مبتنی بر تعهدی

در حالی که حسابداری بر مبنای نقدی حرکت واقعی وجه نقد را نشان می دهد، مبنای تعهدی امکان پیش بینی درآمد را فراهم می کند. با این روش، اگر فاکتوری برای خدمات تکمیل شده (هزینه ها) دریافت شود یا صورتحساب به مشتری (درآمد) ارسال شود، هر دو در آن نقطه رزرو می شوند تا درآمد و هزینه های آتی پیش بینی شود. بنابراین، در حالی که اقلام زمانی رزرو می‌شوند که پول با مبنای نقدی تغییر می‌کند، اقلام زمانی رزرو می‌شوند که یک فاکتور با مبنای تعهدی تحویل داده شود.

این پیش‌بینی به شما اجازه می‌دهد تا جریان نقدی را که در حال حاضر پس از ارسال فاکتور در حال حرکت است، ببینید - اما اگر بتوانید درآمد را حتی قبل از ارسال فاکتورها برای مشتری پیش‌بینی کنید، چه؟این جام مقدس تجزیه و تحلیل داده ها خواهد بود. و بله، این امکان وجود دارد ... اگر نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) شما بتواند WIP را محاسبه کند.

کار در حال انجام

WIP چیست؟WIP مبتنی بر تعهدی، ارزش کار تکمیل شده است، اما هنوز صورتحساب نشده است. از آنجایی که پارامترهایی وجود دارند که مبلغ قراردادی را تعیین می کنند که می توانید صورتحساب بگیرید، اگر از آن پارامترها برای تعیین ارزش کار قبل از صدور صورتحساب استفاده کنید، چه؟

این لایه اضافی تعهدی به شما امکان می دهد درآمد حاصل از کار انجام شده در ماه انجام شده را رزرو کنید. با رزرو درآمد در این مقطع زمانی، واقعی ترین تصویر از درآمد پیش بینی شده شرکت شما ارائه می شود. بیایید این مفهوم را کمی بیشتر بررسی کنیم.

از آنجایی که روش تعهدی به این معنی است که وقتی شرکت شما فاکتور یا برگه زمانی دریافت می کند، هزینه ها را رزرو می کنید، تصویر واضحی از هزینه خود برای یک ماه معین دارید. مهم نیست که کدام روش تعهدی را انتخاب می کنید (مبنای تعهدی یا WIP مبتنی بر تعهدی)، هزینه های شما همیشه در ماهی که اتفاق افتاده اند رزرو می شود - این تغییر نخواهد کرد. اما با WIP، یک گزینه اضافی برای درآمد رزرو دارید: شرکت AEC شما اکنون می‌تواند درآمد را در ماه تکمیل شده رزرو کند.

ما می دانیم که برای کسب درآمد پول لازم است، بنابراین رزرو درآمد در همان ماهی که هزینه های خود را رزرو کردید، واقعی ترین تصویر از وضعیت مالی شرکت شما را ارائه می دهد. اما با برداشتن یک قدم جلوتر از روش WIP، ارزش WIP در گزارش‌های مالی شما، ارزش کار را قبل از اینکه در آینده صورت‌حساب انجام دهید، نشان می‌دهد.

بنابراین، چگونه این مزیت افزوده برای شرکت AEC شما مفید است؟

داستان درآمد با WIP

در سناریویی که از WIP استفاده نمی‌شود و هزینه‌ها در یک ماه معین رزرو می‌شوند اما ماه‌ها بعد صورت‌حساب می‌شوند، تصویر شما از هزینه‌ها در مقابل درآمد تغییر می‌کند. ماه هزینه ها بدون تسویه درآمد ظاهر می شود و وقتی فاکتور ارسال می شود، درآمد بدون تسویه هزینه ظاهر می شود. از آنجایی که این مقادیر در دو دوره زمانی جداگانه رزرو شده اند، ایجاد ارتباط بین هزینه ای که برای به دست آوردن مبلغ صورتحساب صرف شده است، چالش برانگیز است.

با این حال، اگر از روش WIP استفاده می‌شد، می‌توانید درآمد کسب شده در همان ماهی که هزینه‌ها ثبت شده است را به‌طور دقیق نشان دهید. از آنجایی که این مقدار به عنوان WIP رزرو می شود، به عنوان مبلغ صورتحساب آینده شما شناسایی می شود.

آیا شروع به دیدن لایه اضافی تجزیه و تحلیلی که شرکت شما دریافت می کند دارید؟

از آنجایی که WIP بیانیه ای است از آنچه شما انتظار دارید در آینده صورتحساب داشته باشید، هنگامی که یک فاکتور ارسال می شود، آن مقدار از حساب WIP جبران می شود. با رزرو آن ارزش به عنوان WIP، اکنون می توانید ارزیابی کنید که از اتمام کار تا صدور صورت حساب چقدر طول کشیده است. همین اصل در هنگام دریافت پول نقد اعمال می شود. با توجه به تاریخ فاکتور، و تاریخ دریافت پول نقد، نشان می دهد که چقدر طول کشیده است تا مشتری پرداخت کند. بنابراین، WIP یک جدول زمانی کامل از کار انجام شده تا صورت‌حساب و از صورت‌حساب تا وجه نقد جمع‌آوری شده را در اختیار شما قرار می‌دهد.

در اینجا روش دیگری برای بررسی آن وجود دارد: بگویید تیم شما کار را در ژانویه به پایان رساند. طبق روش WIP، شما آن کار را در ژانویه رزرو می کنید. سپس، اگر می‌خواهید موجودی WIP شرکت خود را بررسی کنید (یادآوری: این کاری است که شما انجام داده‌اید، اما منتظر صورت‌حساب هستید) در ماه مارس و ببینید که موجودی WIP در ژانویه رزرو شده است، بلافاصله به شما هشدار می‌دهد کهکار تکمیل شده در ژانویه هنوز تا مارس فاکتور نشده بود.

شرکت شما اکنون می‌تواند به طور فعال WIP را بررسی کند و به پروژه‌هایی که در صورت‌حساب عقب افتاده‌اند توجه کند، بنابراین بر جریان نقدی شرکت شما تأثیر مثبت می‌گذارد.

نتیجه

در حالی که شرکت AEC شما می‌تواند استفاده از هر یک از سه روش حسابداری را انتخاب کند، مهم است که مزایای اضافه شده WIP را در توانایی آن برای فعال کردن شرکت شما برای تجزیه و تحلیل فعال و به حداکثر رساندن سود خود درک کنید.

با گنجاندن WIP در شیوه های حسابداری خود، ارتباط بین تیم های مالی و مدیریت پروژه شما در مورد فاصله زمانی بین کار انجام شده و کار صورتحساب باز می شود. این گفت و گو به تیم پروژه اجازه می دهد تا در مالکیت یک جریان نقدی سالم بپیوندد و همچنین به گفتگو با مشتریان شما کمک می کند زیرا زمان از صورتحساب تا پرداخت را مدیریت می کنید.

آیا می خواهید سایر اصطلاحات مهم صنعت AEC را یاد بگیرید؟ما یک واژه نامه پر از 150 اصطلاح ایجاد کرده ایم که کل چرخه عمر پروژه را پوشش می دهد، همه در چارچوب یک راه حل ERP. با استفاده از لینک زیر، نسخه رایگان خود را از واژه نامه نهایی ERP برای شرکت های AEC دریافت کنید!

Evelyn March مدیر آموزش و توسعه گروه BST Global است. Evelyn در سال 2006 به عنوان مدیر پشتیبانی به BST Global پیوست و رضایت مشتریان BST Global را تضمین کرد. او با به کارگیری مهارت های تکمیل شده از دانش صنعت خود در نیازهای داخلی ارزیابی شده برای حمایت از رضایت مشتری، شروع به توسعه معیارهای یادگیری برای کارکنان داخلی کرد. موفقیت معیارهای آموزشی منجر به یک بخش آموزشی و توسعه دائمی و پیوسته شده است.