یکی از اولین کارهایی که باید هنگام تحلیل و مخاطب انجام دهید، شناسایی نوع آن (یا انواع - به ندرت فقط یک نوع است) است. تقسیم بندی مشترک مخاطبان به دسته ها به شرح زیر است:

• کارشناسان: اینها افرادی هستند که کسب و کار یا سازمان (و احتمالاً تئوری و محصول) را در داخل و خارج می شناسند. آنها آن را طراحی کردند، آنها آن را آزمایش کردند، آنها همه چیز را در مورد آن می دانند. اغلب، آنها دارای مدارک پیشرفته هستند و در محیط های دانشگاهی یا در حوزه های تحقیق و توسعه دولت و دنیای فناوری فعالیت می کنند.
• تکنسین ها: اینها افرادی هستند که مواردی را که کارشناسان طراحی و نظریه پردازی می کنند، می سازند، کار می کنند، نگهداری و تعمیر می کنند. دانش آنها نیز بسیار فنی است، اما ماهیت عملی تری دارد.
• مدیران اجرایی: افرادی هستند که تصمیمات تجاری، اقتصادی، اداری، حقوقی، دولتی، سیاسی در مورد محصولات کارشناسان و تکنسین ها اتخاذ می کنند. احتمالاً مدیران اجرایی به اندازه افراد غیرمتخصص دانش فنی کمی در مورد این موضوع دارند. برای بسیاری از شما، این مخاطب اصلی گزارش شما خواهد بود.
• افراد غیرمتخصص: این خوانندگان کمترین دانش فنی را نسبت به همه دارند. آنها می خواهند از محصول جدید برای انجام وظایف خود استفاده کنند. آنها می خواهند فناوری جدید قدرت را به اندازه کافی درک کنند تا بدانند در انتخابات اوراق قرضه آتی به آن رای دهند یا مخالف. یا، آنها ممکن است فقط در مورد یک موضوع فنی خاص کنجکاو باشند و بخواهند در مورد آن بیاموزند - اما بدون دلیل خاص و عملی. به احتمال زیاد، این خوانندگان نماینده مخاطب ثانویه شما خواهند بود.

تحلیل مخاطب

مهم است که تعیین کنید کدام یک از چهار دسته ای که اخیراً مورد بحث قرار گرفت، مخاطبان بالقوه شما را نشان می دهد، اما این پایان کار نیست. مخاطبان، صرف نظر از دسته بندی، باید بر حسب ویژگی هایی مانند موارد زیر نیز تحلیل شوند:

• پیشینه – دانش، تجربه، آموزش: یکی از مهم ترین نگرانی های شما این است که چقدر دانش، تجربه یا آموزش می توانید در خوانندگان خود انتظار داشته باشید. اگر انتظار دارید برخی از خوانندگان شما پیشینه خاصی نداشته باشند، آیا به طور خودکار آن را در سند خود ارائه می کنید؟یک مثال را در نظر بگیرید: تصور کنید در حال نوشتن راهنمای استفاده از یک محصول نرم افزاری هستید که تحت ویندوز مایکروسافت اجرا می شود. چقدر می توانید انتظار داشته باشید که خوانندگان شما در مورد ویندوز بدانند؟اگر برخی احتمالاً اطلاعات کمی در مورد ویندوز دارند، آیا باید آن اطلاعات را ارائه دهید؟اگر نه بگویید، در این صورت این خطر وجود دارد که مشتریان از محصول شما ناامید شوند. اگر به افزودن اطلاعات پس زمینه در ویندوز بله بگویید، تلاش کاری خود را افزایش می دهید و به تعداد صفحات سند (و در نتیجه به هزینه) اضافه می کنید. بدیهی است که هیچ پاسخ آسانی برای این سوال وجود ندارد - بخشی از پاسخ ممکن است شامل این باشد که بخش کوچکی از مخاطبان چقدر به آن اطلاعات پس زمینه نیاز دارند.
• نیازها و علایق: برای برنامه ریزی سند خود، باید بدانید که مخاطبان شما از آن سند چه انتظاری دارند. تصور کنید خوانندگان چگونه می خواهند از سند شما استفاده کنند. آنچه از آن مطالبه خواهند کرد. به عنوان مثال، تصور کنید در حال نوشتن کتابچه راهنمای نحوه استفاده از یک تلفن هوشمند جدید هستید—خوانندگان شما انتظار دارند چه چیزی را در آن بیابند؟تصور کنید که برای نوشتن یک گزارش پس‌زمینه در مورد گرمایش جهانی برای یک انجمن ملی املاک و مستغلات قرارداد دارید - خوانندگان می‌خواهند در مورد چه چیزی بخوانند. و به همان اندازه مهم، چه چیزی را نمی خواهند بخوانند؟
• سایر خصوصیات دموگرافیک: و البته بسیاری از خصوصیات دیگر در مورد خوانندگان شما وجود دارد که ممکن است در نحوه طراحی و نوشتن سند خود تأثیر داشته باشد - برای مثال ، گروه های سنی ، نوع اقامت ، منطقه محل سکونت ، جنسیت ، ترجیحات سیاسی وبه زودی.

تجزیه و تحلیل مخاطبان می تواند حداقل با دو عامل دیگر پیچیده شود: انواع مخاطبان مختلط برای یک سند ، تنوع گسترده در مخاطبان و مخاطبان ناشناخته.

• بیش از یک مخاطب: به احتمال زیاد متوجه می شوید که گزارش شما بیش از یک مخاطب است. به عنوان مثال ، ممکن است توسط افراد فنی (کارشناسان و تکنسین ها) و افراد اداری (مدیران) دیده شود. در این مورد چه کاری باید انجام دهید؟شما می توانید تمام بخش ها را بنویسید تا همه مخاطبان سند شما بتوانند آنها را درک کنند. یا می توانید هر بخش را برای مخاطبی که به آن علاقه مند هستند ، به طور دقیق بنویسید ، سپس از عناوین و معرفی های بخش استفاده کنید تا مخاطبان خود را در مورد یافتن اطلاعات مربوطه در گزارش خود هشدار دهید.
• تنوع گسترده ای در مخاطب: ممکن است متوجه شوید که ، اگرچه مخاطبی دارید که فقط در یک دسته قرار می گیرد ، پیشینه آن بسیار متفاوت است. این یک کار سخت است-اگر به پایین ترین مخرج مشترک خواننده می نویسید ، به احتمال زیاد با گزارشی دست و پا گیر و خسته کننده مانند کتاب که اکثر خوانندگان را خاموش می کند ، به پایان می رسد. با این حال ، اگر به پایین ترین سطح نمی نویسید ، آن بخش از خوانندگان خود را از دست می دهید. چه کاری باید انجام دهید؟بیشتر نویسندگان به دنبال اکثر خوانندگان هستند و آن اقلیت را که به کمک بیشتری نیاز دارند ، فدا می کنند. برخی دیگر اطلاعات تکمیلی را در پیوست ها قرار می دهند یا در مورد کتابهای مبتدی درج می کنند.

تطبیق نوشتار خود را برای پاسخگویی به نیازهای مخاطبان خود

هنگامی که مخاطبان خود را تجزیه و تحلیل کردید ، چگونه از این اطلاعات استفاده می کنید؟چگونه می توانید از نوشتن چیزی که ممکن است به طور بالقوه برای خوانندگان خود غیرقابل درک یا بی فایده باشد ، خودداری کنید؟سند خود را با توجه به نیازهای مخاطبان خود تهیه کنید ، اما به یاد داشته باشید که نوشتن می تواند در مورد بسیاری از پیش نویس ها تصفیه شود. با هر پیش نویس بعدی ، در مورد خوانندگان خود با دقت بیشتری فکر کنید و سند خود را تجدید نظر و ویرایش کنید تا اطلاعات فنی را برای مخاطبان غیر متخصص قابل درک تر کنید. لیست های زیر برخی از راه هایی است که می توانید نوشتن خود را با نیاز مخاطبان خود تطبیق دهید.

"کنترل" های زیر بیشتر مربوط به ایجاد اطلاعات فنی برای مخاطبان غیر متخصص است و اطلاعاتی است که هنگام شروع گزارش نهایی خود در کنار هم ، تصحیح خواهید کرد. با این حال ، این ایده خوبی است که حتی در مراحل اولیه تهیه گزارش خود از نیازهای مخاطبان خود آگاه باشید.

اطلاعات مناسب را ارائه دهید

خوانندگان اطلاعاتی را برای درک سند شما اضافه کنید. بررسی کنید که آیا اطلاعات کلیدی خاصی از دست رفته است - برای مثال ، یک سری مهم از مراحل مجموعه ای از دستورالعمل ها. پیشینه مهم که به مبتدیان کمک می کند تا بحث اصلی را درک کنند. تعریف اصطلاحات کلیدی.

اطلاعاتی را که خوانندگان شما به آن احتیاج ندارند حذف کنید. اطلاعات غیر ضروری همچنین می تواند خوانندگان را گیج و ناامید کند - از این گذشته ، در آنجا وجود دارد ، بنابراین آنها احساس می کنند که آن را بخوانند. به عنوان مثال ، شما احتمالاً می توانید بحث نظری را از دستورالعمل های اساسی بریزید.

سطح اطلاعاتی را که در حال حاضر دارید تغییر دهید. شما ممکن است اطلاعات صحیحی داشته باشید اما ممکن است در سطح فنی خیلی زیاد یا خیلی پایین باشد. این ممکن است در یک نوع اشتباه مخاطب قرار بگیرد - به عنوان مثال ، در یک مخاطب متخصص و نه مخاطب تکنسین. این اتفاق اغلب هنگامی اتفاق می افتد که یادداشت های طراحی محصول به عنوان دستورالعمل منتقل می شوند.

مثالهایی اضافه کنید تا به خوانندگان کمک کند تا درک کنند. مثالها یکی از قدرتمندترین راهها برای ارتباط با مخاطبان ، به ویژه در دستورالعمل ها است. به عنوان مثال ، حتی در یک متن غیرقانونی ، وقتی می خواهید یک مفهوم فنی را توضیح دهید ، مثالها یک کمک عمده هستند-به ویژه یک مورد.

سطح مثالهای خود را تغییر دهید. ممکن است شما از مثال استفاده کنید اما محتوای فنی یا سطح ممکن است برای خوانندگان شما مناسب نباشد. نمونه های HomeSpun ممکن است برای متخصصان مفید نباشد. موارد بسیار فنی ممکن است خوانندگان غیر متخصص شما را از دست بدهد.

خواننده خود را از طریق نوشتن خود راهنمایی کنید

سازمان اطلاعات خود را تغییر دهید. بعضی اوقات ، شما می توانید تمام اطلاعات مناسب را داشته باشید اما آن را به روش اشتباه ترتیب دهید. به عنوان مثال ، می توان اطلاعات بیش از حد پس زمینه را در جلو (یا خیلی کم) به گونه ای که خوانندگان خاص از بین می روند وجود داشته باشد. بعضی اوقات ، اطلاعات پس زمینه باید در اطلاعات اصلی ادغام شود - برای مثال ، در دستورالعمل ها گاهی اوقات بهتر است در قسمت هایی از پس زمینه در نقاطی که بلافاصله مورد نیاز هستند تغذیه کنید.

تقویت انتقال. ممکن است برای خوانندگان ، به ویژه افراد غیر متخصص ، دشوار باشد که ارتباطات بین بخش های اصلی گزارش شما ، بین پاراگرافهای فردی و حتی گاهی بین جملات فردی را مشاهده کنند. شما می توانید با اضافه کردن کلمات انتقال و با تکرار دقیق تر کلمات کلیدی ، این اتصالات را بسیار واضح تر کنید. کلماتی مانند "بنابراین" ، "به عنوان مثال" ، "با این حال" کلمات انتقال هستند - آنها نشانگر منطقی هستند که فکر قبلی را به اندیشه آینده متصل می کند. همچنین می توانید با تکرار دقیق همان کلمات کلیدی ، انتقال را تقویت کنید. گزارشی که نرم افزار جدید برای معماران را توصیف می کند ممکن است چندین بار در همان صفحه یا حتی در همان پاراگراف از نرم افزار Word استفاده کند. در نثر فنی ، ایده خوبی نیست که انتخاب کلمه را تغییر دهید - از همان کلمات استفاده کنید تا مردم از آنچه در حال حاضر ممکن است گیج تر نشوند.

مقدمه های قوی تری بنویسید - هم برای کل سند و هم برای بخش های اصلی. به نظر می رسد مردم وقتی "تصویر بزرگ" را دارند ، با اعتماد به نفس و درک بیشتری می خوانند - دیدگاهی از آنچه می آید ، و اینکه چگونه آن را با آنچه که آنها فقط خوانده اند ارتباط دارد. بنابراین ، یک مقدمه قوی برای کل سند بنویسید - موضوعی که موضوع ، هدف ، مخاطب و محتوای آن سند را روشن می کند. و برای هر بخش اصلی در سند خود ، از مینی معرفی استفاده کنید که حداقل موضوع بخش را نشان می دهد و یک مرور کلی از زیرنویس ها را در آن بخش ارائه می دهد.

برای پاراگراف ها و گروه های پاراگراف جملات موضوع ایجاد کنید. این می تواند به خوانندگان بی نهایت کمک کند تا به آنها ایده و هدف یک بخش (گروهی از پاراگراف ها) و به ویژه برای ارائه نمای کلی از زیرنویس های مورد پوشش ارائه دهند. نقشه های جاده وقتی در وضعیت دیگری قرار دارید کمک می کند!

جملات مؤثر صنایع دستی

سبک و طول جمله را تغییر دهید. چگونه می نویسید - در سطح جمله فردی - می تواند تفاوت بزرگی نیز ایجاد کند. به عنوان مثال ، به عنوان مثال ، استفاده از صدای ضروری و بیان "شما" بسیار قابل درک تر از صدای منفعل یا عبارات شخصیتی سوم است. بنا به دلایلی ، شخصی سازی سبک نوشتن و آرامش بیشتر و غیررسمی آن می تواند آن را در دسترس تر و قابل درک تر قرار دهد. نوشتن منفعل و کمتر شخص برای خواندن سخت تر است-افراد را به خود اختصاص دهید و در نوشتار خود عمل کنید. به همین ترتیب ، به افعال فعال بر خلاف بیان فعل بروید. همه اینها نوشتن شما را مستقیم و فوری تر می کند - خوانندگان نیازی به حفر آن ندارند. و بدیهی است ، طول جمله نیز اهمیت دارد. به طور متوسط جایی بین 15 تا 25 کلمه در هر جمله تقریباً درست است. جملات بیش از 30 کلمه باید به آن اعتماد شود.

ویرایش برای وضوح جمله و اقتصاد. این ارتباط نزدیکی با "کنترل" قبلی دارد اما سزاوار نقطه خاص خود است. غالباً ، سبک نوشتن می تواند آنقدر کلمه ای باشد که خواندن آن سخت یا ناامید کننده باشد. هنگامی که پیش نویس های خشن خود را تجدید نظر می کنید ، آنها را رژیم غذایی قرار دهید - از طریق یک خط پیش نویس به صورت خط سعی کنید کلمه ، صفحه یا تعداد خط را 20 درصد کاهش دهید. آن را به عنوان یک آزمایش امتحان کنید و ببینید که چگونه کار می کنید. شما می توانید بسیاری از جزئیات ناخوشایند ، غیر ضروری و عبارات تورم را پیدا کنید که می توانید از آن استفاده کنید.

سند خود را از نظر بصری جذاب کنید

اضافه و گرافیک. برای مخاطبان غیر متخصص ، ممکن است بخواهید از گرافیک های بیشتری استفاده کنید - و ساده تر در آن. گرافیک برای متخصصان دقیق تر ، فنی تر است. در اسناد فنی برای متخصصان غیر متخصص ، گرافیک های "تزئینی" تری نیز وجود دارد - مواردی که جذاب هستند اما به هیچ وجه هدف آموزنده یا قانع کننده ای ندارند.

متن را بشکنید یا متن را در تکه های معنی دار و قابل استفاده ادغام کنید. برای خوانندگان غیر متخصص ، ممکن است لازم باشد پاراگرافهای کوتاه تری داشته باشید. شاید یک بند 6 تا 8 خط حداکثر معمول باشد. توجه کنید که پاراگراف های طولانی تر در اسناد فنی برای متخصصان نوشته شده است.

اطلاعات مهم را به اطلاعات مهم اضافه کنید. در اطلاعات فنی ، می توانید با اشاره به منابع پس زمینه ، به خوانندگان غیر متخصص کمک کنید. اگر نمی توانید یک موضوع را در مورد نقطه به طور کامل توضیح دهید ، به یک بخش یا فصل که در آن قرار دارد اشاره کنید.

از عناوین و لیست ها استفاده کنید. خوانندگان را می توان با پاراگرافهای متراکم و متراکم از نوشتن ، بدون هیچ چیز غیر از یک خط خالی در حال حاضر و پس از آن ، مرعوب کرد. پیش نویس های خشن خود را برای راه هایی برای ترکیب عناوین جستجو کنید - به دنبال تغییر در موضوع یا زیرنویس باشید. نوشتن خود را برای لیست موارد جستجو کنید - این موارد را می توان در لیست های عمودی قرار داد. به دنبال لیست های زوج مانند اصطلاحات و تعاریف آنها باشید-این موارد را می توان در لیست های دو ستونی قرار داد. البته ، مراقب باشید که این قالب بندی ویژه را مجبور نکنید ، و از آن استفاده نکنید.

از تایپوگرافی ویژه استفاده کنید و با حاشیه ، طول خط ، فاصله خط ، اندازه نوع و سبک نوع کار کنید. برای خوانندگان غیر متخصص ، می توانید کارهایی مانند کوتاه تر کردن خطوط (آوردن حاشیه ها) ، استفاده از اندازه های بزرگتر و سایر تاکتیک های دیگر انجام دهید. به طور معمول ، فونت های Sans Serif ، مانند آریل ، برای خوانندگان آنلاین مفید هستند. فونت های سریف ، مانند Time New Roman ، برای متون چاپی مفید هستند.

در حال حاضر شما باید بتوانید ببینید که بسیاری از تصمیماتی که به عنوان یک نویسنده فنی می گیرید بستگی به این دارد که چه کسی گزارش شما را می خواند. از محتوا ، به زبان ، تا طرح ، هر جنبه ای از ارتباطات شما باید نیازهای خواننده شما را در ذهن داشته باشد.

ما بعداً در دوره خود وقت خود را صرف گسترش بحث در مورد مخاطبان خواهیم کرد وقتی زمان آن فرا رسیده است که گزارش خود را در کنار هم قرار دهیم. در آن زمان ، ما در مورد طراحی اسناد بحث خواهیم کرد - توجه مهمی که می تواند به طرز چشمگیری در ساخت اسناد شما حرفه ای و آسان برای خواندن کمک کند.